Учет командировочных расходов

Командировка - это направление сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 

Документальное оформление

На предприятии издается приказ (форма Т-9 или Т-9а, если сотрудников несколько) в котором указывается фамилия и инициалы лица, направляемого в командировку, место назначения, срок и цель поездки. Одновременно выписывается служебное задание (Т-10а), а также командировочное удостоверение (Т-10). В удостоверении проставляются отметки о дате приезда в место назначения и отъезда. Его можно не выписывать при поездке за границу. 

После возвращения лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО-1), к которому прилагает документы, подтверждающие расходы: билеты, счет из гостиницы, квитанция на постельное белье и другие. 

Как определить сумму к выдаче?

Что включает в себя сумма, выдаваемая сотруднику перед отъездом? В общем случае: стоимость проезда туда и обратно, стоимость номера в гостинице, а также суточные. На каждом предприятии размер суточных устанавливается самостоятельно. Сумма может быть любая, но учитывается ее экономическая обоснованность. Так, например, можно установить различный размер для разных населенных пунктов. Хотя для принятия в расходы законодательно ограничение не установлено, в налоговом кодексе указано, что с суммы свыше 700 рублей в день для суточных по России и 2500 рублей в день по заграничным поездкам, с работника удерживается налог на доходы с физических лиц (НДФЛ). 

Пример

Ланкову П.С. выданы суточные в размере 800 рублей за три дня нахождения в командировке.

С нее удерживается НДФЛ:(800-700) Х 4 дня Х 13% = 52 руб.

Бухгалтерский учет

Для учета выданных сумм на командировочные расходы используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Как правило, деньги выдаются из кассы, но возможно и перечисление на банковскую карточку.

• Дт 71 кт 50- выданы деньги под отчет на командировку.
• Дт 20,26, 44… кт 71- работник предоставил авансовый отчет после возвращения из поездки (счет затрат выбирается в зависимости от деятельности предприятия)
• Дт 50 Кт 71 – работник вернул неизрасходованную сумму или
• Дт 71 Кт 50- сотруднику возместили перерасход по авансовому отчету